¿Cómo funciona un POS? Una descripción completa del sistema de punto de venta

Es un sistema a través del cual los clientes pueden realizar pagos por los servicios y productos que adquieren. Los POS sirven como una herramienta muy útil para las empresas, permitiéndoles administrar diversos aspectos del negocio como ventas, inventario y gestión de clientes desde un mismo punto. No se si lo sabes pero al gestionar la caja de una bodega, minimarket, tienda etc es necesario encargarse también de diversas tareas que van desde temas de contabilidad y administración hasta marketing. Y es en estas labores en las que un POS puede realmente hacer la diferencia en fluidez tanto para el cliente como para el dueño del local. 

Los POS son por lo general pequeños “aparatitos” que poseen una red computarizada que consiste de una computadora principal enlazada con otras terminales (otros POS).  Todo este sistema se apoya en diferentes características de hardware como escáner de códigos de barra o terminales de pago con tarjeta. Seguramente en este punto ya te estarás preguntando ¿por qué se le llama POS? Buena pregunta. Sus siglas responden a Point Of Sale que en inglés quiere decir punto de venta.

Los POS consisten de dos partes principales como toda computadora y hasta tu celular. La primera es el software, que es lo que va por dentro de la máquina y no lo vemos a simple vista. Los programas que tiene y lo hacen funcionar. En el caso de los POS, el software se encarga de registrar, procesar y almacenar los detalles de las transacciones. Los sistemas POS modernos tienen una interfaz frontal o frontend que se encarga de la venta (a la que los clientes y el personal acceden) y un lado posterior o backend en la que se realizan los análisis y funciones de gestión. 

El personal que procesa las transacciones usa la interfaz frontal por lo general por medio de una pantalla táctil de un monitor o tablet. El acceso al backend se da de forma separada por medio de un buscador o una ventana de aplicación, ya sea en el mismo dispositivo o en una computadora separada. Ambas caras del sistema se encuentran conectadas y sincronizadas. Existen dos formas en las que se almacena la información.

En este escenario, el sistema es almacenado en línea, los datos se guardan en los servidores de internet del proveedor del POS, lo cual facilita el acceso desde cualquier computadora y se actualiza automáticamente. Cada vez los sistemas que almacenan información en la nube son los más comunes ya que son más económicos de mantener.

La segunda parte del POS es el hardware que usualmente está compuesto de las siguientes partes:

• La interfaz: Es el dispositivo en el cual se registran los detalles de las transacciones. Puede ser una caja registradora con botones, un monitor de computadora con pantalla táctil o un dispositivo móvil con una aplicación de POS.
• La caja de efectivo: Se utiliza para guardar los ingresos diarios, así como cheques, recibos, vouchers, etc.
• Impresora de recibos: Utilizada para imprimir recibos para clientes y reportes para sacar el balance del día.
• Terminal para tarjetas: Se utiliza para aceptar tarjetas de crédito.
• Escáner de código de barra: Cuando se tienen muchos productos distintos se les suele asignar códigos de barra. Estos suelen estar enlazados con los sistemas de existencias (stock) con la finalidad de llevar la cuenta de los productos de forma automática a medida que se van vendiendo.

1. Elige dónde poner un enrutador de red, como en una mesa o escritorio.
2. Colocar un equipo de servidor al lado del router y un TPV en cada contador de comprobación. Colocar un cajón portamonedas y una impresora, un escáner de código de barras en un contador de comprobación. Enchufa el cable de conexión de la impresora al puerto correspondiente en la parte posterior del equipo de POS. Enchufa el cable de parche de la caja registradora a un puerto correspondiente en la parte posterior de la impresora de recibos según las instrucciones del fabricante.
3. Conecta el escáner de código de barras en su puerto correspondiente en la parte posterior de la terminal POS.Conecta un cable Ethernet con conectores RJ-45 en el puerto de red en la parte posterior del terminal de la posición y pasa el cable al router.
4. Conecta al otro extremo del cable de red en el conector de red marcado "LAN" en la parte posterior del router de la red.Conecta el router de red al módem de internet utilizando el cable de conexión suministrado con el módem en caso de necesitar la posición terminal para conectarse a internet. Enchufa el cable de conexión en el puerto marcado "WAN" (red de área amplia) detrás del router de red y enchufa el otro extremo del cable en un puerto que está detrás del módem.
5. Repite los pasos 2 a 4 para instalar terminales punto de venta adicionales.
6. Conecta cada computadora, módem y equipo periférico a una fuente de energía, luego enciende el hardware. Configura el router de red para acceder a todos los equipos de la red. Configura el sistema POS mediante el programa de software de punto de venta y carga los controladores de software necesarios para cada equipo periférico.

Ahorras tiempo:

Con la adquisición de un sistema POS, lograrás tener más tiempo para enfocarte en lo que realmente vale la pena, crear estrategias que impulsen el éxito de tu negocio, sin tener que preocuparte por labores operativas del día a día que demandan tu atención. Esta herramienta simplifica y automatiza actividades que antes debías hacer tu o tu equipo.

Reduces errores:

Como un sistema de punto de venta es un software automatizado, el margen de error es mucho menor en comparación con el método tradicional, haciendo que cada proceso de automatización de tareas sea confiable y eficiente. Gracias a la tecnología podemos superar nuestras propias limitaciones, otro aspecto en el que lograremos disminuir errores es en capturar una venta al público. Buscar las referencias de tus productos, te tomará cuestión de segundos. Además, la gran mayoría te permite utilizar un escáner de códigos de barra, lo que sin duda vuelve al registro de transacciones una tarea mucho más sencilla y precisa.

Mejoras en el servicio:

Con un POS seremos capaces de registrar la transacción de nuestro cliente en el menor tiempo posible. Cada compra se registra rápidamente, la transacción se lleva a cabo de forma segura y rápida. Esta herramienta reduce el tiempo de la transacción desde el momento de la captura de los productos que el cliente se va a llevar hasta la finalización del pago y entrega del recibo. El sistema se encarga de realizar el cálculo de la compra de forma casi automática e infalible (incluidos los cálculos de impuestos o descuentos). 

Un sistema POS te permite acceder a la información desde donde estés. El modo remoto de este software facilita tu labor y la de tus empleados, podrás desde tu casa verificar el progreso de cada transacción sin necesidad de trasladarse a la oficina central de tu negocio. Además, gracias a esta herramienta puedes obtener reportes en tiempo real del flujo de dinero, inventarios, cajas y varios aspectos de tu negocio. Mejor aún, tienes la capacidad de generar reportes históricos tan valiosos como el número de ventas por vendedor, caja o sucursal, en el periodo de tiempo que tú decidas. Reportes que estarán a tu alcance en cualquier momento para que tomes las mejores decisiones o reacciones ante posibles imprevistos que puedan afectar tu negocio.

Además, con un sistema de punto de venta digital podrás actualizar la existencia de tus productos en stock de forma automática. Así, los empleados podrán acceder a esa información fácilmente y podrán ofrecerles un mejor servicio a los clientes.

Cuando adquieres un software POS, cada venta queda registrada automáticamente en el sistema contable de tu empresa, logrando que el proceso de contabilidad se vuelva menos complejo. Al momento de realizar la contabilidad mensual o trimestral de tu compañía, los reportes que mencionamos en el punto anterior harán que el análisis financiero y contable sea mucho más completo y puedas construir un plan de acción orientado al crecimiento de tu negocio. Podrás saber cuáles de las estrategias financieras están funcionando y cuáles no, qué productos mantener y cuáles tal vez ya no tienen tanta salida, de esa manera, sabrás con mayor precisión todo lo que debes mejorar y desarrollar para conseguir más ventas.

Como puedes ver, trabajar con un sistema POS puede ayudarte mucho, ya que permite que te enfoques en generar ganancias mientras le ahorras tiempo a tus clientes.

1. POS Tradicional: Este es el sistema que todos conocemos y hemos visto en las tiendas. Consta de una computadora, una caja registradora, una impresora de recibos y un escáner de códigos de barra. Aunque es confiable, puede resultar algo costoso y limitado en cuanto a funcionalidades. 
2. POS Móvil (mPOS): Un sistema mPOS es esencialmente una versión portátil de un sistema POS. Normalmente, se trata de una aplicación que se puede instalar en una tableta o un smartphone, lo que lo hace muy flexible y accesible para los negocios pequeños y emergentes. 
3. POS en la nube: Los sistemas POS en la nube se alojan en servidores remotos y se accede a ellos a través de internet. Ofrecen una gran cantidad de ventajas, incluyendo la capacidad de acceder a tus datos desde cualquier lugar y una mayor facilidad para las actualizaciones de software. 
4. POS Virtual: Este tipo de sistema POS se utiliza principalmente para las ventas en línea. Convierte tu sitio web en una tienda online completa, con carrito de compras y opciones de pago integradas.

¿Has oído ya de Openpay? Es una empresa que cuenta con todo el respaldo de BBVA y ofrece soluciones de cobro seguras, accesibles e innovadoras para multiplicar tus ventas. Una de sus soluciones de pago es el Smart POS, un moderno dispositivo POS Android con impresora que te permite hacer cobros en todo tipo de comercio y es muy sencillo de usar. Con el Smart POS podrás:

• Aceptar pagos sin contacto, deslizando o insertando tarjetas y con Apple pay.
• Además te permite imprimir vouchers ahí mismo.
• Recibir el dinero de tus ventas en tu cuenta BBVA de lunes a domingo.
• Acepta tarjetas Visa, Mastercard y Diners.

Si te gustó el Smart POS, descubre aquí todas las otras soluciones que trae Openpay a tu empresa.

Como habrás podido darte cuenta, hay diversos tipos de POS para cada necesidad de negocio, pero lo que tienen todos en común es que te ayudan a organizarte y facilitan en gran medida tu trabajo. Es sabido que los emprendedores tienen que hacer de todo y este tipo de herramienta se presenta como un socio espectacular en aliviar parte del trabajo.